Teamassistenz/ Office Coordinator (m/w/d)

Über die Rolle

Als Team Assistenz/ Office Coordinator unterstützt du das Team vor Ort in Papenburg bei administrativen, organisatorischen und operativen Aufgaben und trägst maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Du koordinierst Reisen und Meetings, pflegst wichtige Daten und Berichte, unterstützt Projektaktivitäten und sorgst proaktiv dafür, dass interne und externe Stakeholder jederzeit optimal betreut werden.

Du wirst Teil eines Teams, das fest in unseren Disney‑Werten verankert ist – wir handeln mit Integrität, heißen alle durch Inklusion willkommen, leben grenzenlose Kreativität, arbeiten durch Zusammenarbeit gemeinsam und kümmern uns mit Herz um unsere Gemeinschaft. Diese Werte prägen, wie wir arbeiten und wie wir uns jeden Tag gegenseitig unterstützen.

Diese Stelle ist vor Ort am Werft-Standort in Papenburg. Die Stelle ist befristet von November 2026 bis Dezember 2030.

Zu deinen Aufgaben gehören im Wesentlichen:

• Unterstützung des Standortteams bei täglichen organisatorischen und administrativen Fragestellungen sowie eigenständige Bearbeitung routinemäßiger Herausforderungen im Tagesgeschäft

• Verwaltung und Organisation von Büromaterialien einschließlich Bestandskontrolle, Bestellung und kontinuierlicher Optimierung der Materialverwaltung

• Planung und Koordination von Meetings, Videokonferenzen und weiteren Teamaktivitäten einschließlich der Unterstützung bei der Kalenderverwaltung

• Pflege von Organisationsübersichten und Verteilerlisten sowie Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen, Auswertungen und Zusammenfassungen für unterschiedliche Zielgruppen

• Planung und Organisation interner Veranstaltungen wie Jubiläen, Lunch & Learn Sessions oder Teamevents

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitende als zentrale Ansprechperson für Fragen zu Prozessen, Tools und Arbeitsabläufen

• Koordination von Geschäftsreisen inklusive Unterkünften und Transport in Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern sowie kontinuierliche Optimierung der dazugehörigen Prozesse und Abläufe

• Koordination von Unterkünften, Transport und Logistik (u.a. Schlüsselübergaben, Reinigungspläne und Parkausweise) sowie “Know before you go” Reiseguides

• Pflege von Reise- und Planungstools (z.B. Smartsheet) sowie Erstellung zielgruppenspezifischer Dashboards

• Aufbereitung relevanter Informationen und Berichte sowie Unterstützung der Projektleitungen bei der Vor- und Nachbereitung von Meetings und der Kommunikation mit Projektteams und Stakeholdern

Erforderliche Qualifikationen & Fähigkeiten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren administrativen Funktion

• Bereitschaft zu projektbedingten Dienstreisen und erhöhten Präsenzzeiten an weiteren Projektstandorten, wie beispielsweise Emden, während frühzeitig geplanter Projektphasen

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und detailorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen

• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise sowie selbstständige Arbeitsweise

• Flexibilität, Belastbarkeit und eine souveräne Herangehensweise an neue Aufgaben und Situationen

• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Stakeholdern

• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen sowie Sicherer Umgang mit Daten, Berichten und Dashboards

Unsere Unternehmenskultur ist von Diversität und Vielfalt geprägt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.